Ce chiffre ne dit pas si vous faites du profit. Il dit si vous pourrez payer vos factures. Pour savoir si votre entreprise est rentable, il faut d'autres mesures, présentées dans notre guide des indicateurs de rentabilité. Les deux lectures se complètent : une entreprise rentable peut manquer d'argent un mois donné.
Argent en banque ou profit : pourquoi ce n'est pas la même chose?
Votre trésorerie, c'est l'argent dont votre entreprise dispose maintenant : l'encaisse et le solde de ses comptes bancaires. Votre profit (ou bénéfice), c'est ce qui reste de vos ventes une fois vos dépenses déduites, tel que le calculent vos livres comptables.
Les deux ne bougent pas au même moment. En comptabilité, une vente compte dès qu'elle est facturée, et une dépense dès qu'elle est engagée. Votre compte bancaire, lui, ne change que lorsque l'argent entre ou sort réellement.
Ce qui arrive | Effet sur votre profit | Effet sur votre compte bancaire |
|---|---|---|
Vous facturez 5 000 $ à un client qui paiera dans 45 jours | + 5 000 $ ce mois-ci | Rien tant qu'il n'a pas payé |
Vous payez d'avance l'assurance de l'année | La dépense est répartie sur les mois couverts | Tout sort ce mois-ci |
Vous achetez un ordinateur de 2 000 $ | Le coût est étalé sur plusieurs années | 2 000 $ sortent le jour du paiement |
Vous remboursez 500 $ de capital sur un prêt | Aucun effet : le capital remboursé n'est pas une dépense | 500 $ sortent |
Vous facturez la TPS et la TVQ à vos clients | Aucun effet : ces taxes ne sont pas un revenu | Elles entrent, mais vous devrez les remettre |
L'étalement du coût d'un bien durable, comme un ordinateur, s'appelle l'amortissement : on répartit son prix sur les années où il sert.
Les taxes de vente méritent une attention particulière. Si vous êtes inscrit à la taxe sur les produits et services (TPS) et à la taxe de vente du Québec (TVQ), les taxes que vos clients vous paient arrivent dans votre compte avec leur paiement. Elles ne vous appartiennent pas. Vous détenez la TPS perçue en fiducie, c'est-à-dire pour le compte de l'État, jusqu'à ce que vous la versiez. Au Québec, c'est généralement Revenu Québec qui administre la TPS. Dans votre suivi, traitez la TVQ perçue de la même façon : mettez-la de côté.
À cause de ce décalage, même une entreprise rentable peut connaître de courtes périodes où il sort plus d'argent qu'il n'en entre. Le vrai danger, c'est quand cette situation dure : une entreprise dont le flux reste négatif longtemps devient généralement insolvable, c'est-à-dire incapable de payer ses dettes.
Quels sont les trois types de flux de trésorerie?
Pour comprendre d'où vient l'argent et où il va, on le range en trois familles. C'est aussi la structure de l'état des flux de trésorerie, l'un des états financiers qu'on prépare en fin d'année.
Famille | En clair | Exemples |
|---|---|---|
Exploitation | L'argent de votre activité de tous les jours | Paiements des clients, fournisseurs, salaires, loyer, électricité, impôt |
Investissement | L'argent des biens qui durent | Achat ou vente d'équipement, d'un véhicule, d'un immeuble |
Financement | L'argent des prêteurs et des propriétaires | Nouveau prêt, remboursement d'un prêt, mise de fonds des actionnaires, dividendes versés |
Additionnez les trois : vous obtenez la variation de votre trésorerie pour la période, c'est-à-dire combien d'argent l'entreprise a gagné ou perdu en banque.
Comment lire chaque famille :
- Exploitation. C'est la plus importante. Positive mois après mois, elle montre que votre activité produit de l'argent. Négative plusieurs mois de suite, elle montre que ce sont vos économies ou vos emprunts qui paient les factures.
- Investissement. Elle est souvent négative quand vous vous équipez. Ce n'est pas un mauvais signe en soi. La vraie question est : comment cet achat a-t-il été payé?
- Financement. Elle est positive quand vous empruntez ou quand un actionnaire injecte des fonds. Elle est négative quand vous remboursez un prêt ou versez un dividende. Si seul le financement maintient votre solde, il est temps d'en parler.
Ce qu'il faut faire : votre routine mensuelle de 30 minutes
Cette routine n'exige pas d'état financier formel. Vous partez des entrées et des sorties réelles, ce qu'on appelle la méthode directe. C'est la plus simple pour un propriétaire qui fait son suivi lui-même.
Avant de commencer : vos livres du mois sont à jour. Toutes les transactions sont saisies et vos comptes bancaires sont rapprochés, c'est-à-dire que chaque ligne de vos relevés correspond à une écriture dans vos livres. Sans cette étape, vous analysez des chiffres incomplets.
- Notez votre solde de départ (2 minutes). C'est le solde bancaire au premier jour du mois. Si vous avez une marge de crédit, notez aussi le montant utilisé.
- Classez les entrées et les sorties (10 minutes). Rangez-les dans les trois familles. Isolez les taxes perçues et, si vous avez des employés, les retenues sur salaire à remettre.
- Calculez votre solde de fin (3 minutes). Solde de départ, plus les entrées, moins les sorties. Comparez le résultat à votre relevé bancaire. Un écart signale une transaction oubliée ou mal classée.
- Posez-vous cinq questions (10 minutes). Le tableau ci-dessous vous guide.
- Regardez le mois prochain (5 minutes). Listez les grosses sorties déjà connues : paie, loyer, remise de taxes, paiement de prêt. Face à elles, notez les paiements de clients que vous attendez. Si le compte n'y est pas, agissez maintenant : relancez les clients en retard, reportez un achat ou parlez à votre banque.
Question | Où regarder |
|---|---|
Mon activité a-t-elle produit de l'argent ce mois-ci? | La famille « exploitation » |
Mes clients paient-ils plus lentement qu'avant? | Les factures impayées et leur ancienneté |
Ai-je mis de côté l'argent qui n'est pas à moi? | TPS, TVQ et retenues sur salaire à remettre |
Ce mois ressemble-t-il aux autres? | Les sorties exceptionnelles : équipement, dividende, remboursement anticipé |
Mes entrées couvrent-elles mes dépenses fixes? | Paiements des clients comparés au loyer, aux salaires, aux abonnements |
Les dépenses fixes sont celles qui ne changent pas avec vos ventes, comme le loyer. Si vos entrées peinent souvent à les couvrir, calculez le chiffre d'affaires minimal qui couvre vos dépenses fixes. Comparez aussi chaque mois aux trois précédents et, si votre activité est saisonnière, au même mois de l'an dernier.
Exemple fictif : le mois d'octobre d'une petite agence
Exemple fictif, conçu pour illustrer la méthode. Les montants sont arrondis et ne décrivent aucune entreprise réelle.
Une agence de services compte quatre personnes. Elle est inscrite à la TPS et à la TVQ. Voici son mois d'octobre.
Octobre | Montant |
|---|---|
Solde bancaire au 1er octobre | 18 000 $ |
Paiements reçus des clients (taxes incluses) | 42 000 $ |
Salaires et retenues versés | (19 000 $) |
Loyer | (2 800 $) |
Fournisseurs et sous-traitants | (7 400 $) |
Logiciels, téléphone et assurances | (1 300 $) |
Remise de TPS et de TVQ de la période précédente | (3 900 $) |
Exploitation | 7 600 $ |
Achat de deux ordinateurs | (4 200 $) |
Investissement | (4 200 $) |
Remboursement du capital du prêt | (1 500 $) |
Dividende versé | (2 000 $) |
Financement | (3 500 $) |
Variation du mois | (100 $) |
Solde bancaire au 31 octobre | 17 900 $ |
Les montants entre parenthèses sont des sorties d'argent.
Ce que la dirigeante comprend en le lisant :
- Le mois n'est pas « plat ». Le solde ne baisse que de 100 $. Pourtant, l'activité a rapporté 7 600 $. Cet argent a servi à acheter les ordinateurs, à rembourser le prêt et à verser un dividende.
- Tout le solde n'est pas disponible. Supposons que 4 000 $ de TPS et de TVQ perçues en octobre restent à remettre. L'argent vraiment disponible est donc de 13 900 $.
- Le profit d'octobre sera différent. Les ordinateurs seront passés en dépense petit à petit, par l'amortissement. Ni le remboursement du prêt ni le dividende ne sont des dépenses. Octobre peut donc afficher un profit même si le compte a baissé.
Et novembre? Elle fait un premier calcul rapide avec deux scénarios.
Novembre (prévision fictive) | Les clients paient à temps | Un gros client paie en retard |
|---|---|---|
Solde de départ | 17 900 $ | 17 900 $ |
Paiements attendus des clients | 42 000 $ | 24 000 $ |
Dépenses courantes (salaires, loyer, fournisseurs, logiciels) | (30 500 $) | (30 500 $) |
Remise de TPS et de TVQ | (4 000 $) | (4 000 $) |
Remboursement du prêt | (1 500 $) | (1 500 $) |
Solde de fin prévu | 23 900 $ | 5 900 $ |
Dans le second scénario, le compte reste positif. Mais il ne couvre plus qu'un peu plus d'une semaine de salaires. Au moindre imprévu, il faudra puiser dans la marge de crédit. La dirigeante relance donc ce client dès maintenant et reporte un achat prévu.
Suivi mensuel, état des flux de trésorerie, budget de trésorerie : lequel sert à quoi?
Trois outils portent des noms proches. Ils ne répondent pas à la même question.
Outil | Ce qu'il regarde | La question à laquelle il répond |
|---|---|---|
Suivi mensuel du flux de trésorerie | Le mois qui vient de finir | Où est allé mon argent? |
État des flux de trésorerie | L'année entière, en général | Comment ma trésorerie a-t-elle évolué, présentée selon une forme normalisée? |
Budget de trésorerie prévisionnel | Les semaines et les mois à venir | Aurai-je assez d'argent pour mes engagements? |
L'état des flux de trésorerie se prépare normalement une fois par année, avec les autres états financiers. Il n'est pas inclus dans tous les mandats comptables : si vous en voulez un, demandez-le expressément. Pour une très petite entreprise, il peut être moins nécessaire, car il est plus complexe à préparer. Votre suivi mensuel reste, lui, indispensable.
Le budget de trésorerie prévisionnel va plus loin que le calcul rapide de novembre. Il projette vos entrées et vos sorties sur plusieurs mois, à partir d'hypothèses sur vos ventes, vos délais de paiement et vos dépenses. Nous le présentons dans notre page sur les projections financières.
Les erreurs qui faussent la lecture
- Ne regarder que le solde bancaire. Un solde stable peut cacher une activité qui perd de l'argent, compensée par un emprunt.
- Compter les taxes perçues comme de l'argent disponible. La TPS et la TVQ perçues servent à payer vos remises de taxes, pas vos dépenses.
- Mélanger les dépenses personnelles et celles de l'entreprise. Les trois familles deviennent illisibles.
- Juger un mois isolé. Un achat d'équipement ou un gros paiement annuel déforme la lecture. Comparez sur plusieurs mois.
- Faire le suivi sur des livres en retard. Des transactions manquantes donnent une fausse impression de sécurité.
Questions fréquentes
Un mois où il sort plus d'argent qu'il n'en entre, est-ce grave?
Pas forcément. Regardez d'abord quelle famille est négative. Si c'est l'investissement ou le financement, vous avez sans doute acheté de l'équipement ou remboursé un prêt : c'est un choix, pas une alerte. Si c'est l'exploitation, cherchez la cause : un client en retard, une facture annuelle payée ce mois-ci. Si l'exploitation reste négative plusieurs mois de suite, votre activité coûte plus d'argent qu'elle n'en rapporte.
À quelle fréquence devrais-je regarder ma trésorerie?
Au minimum une fois par mois, dès que vos livres sont à jour et vos comptes rapprochés. Si votre solde est serré ou si vos encaissements varient beaucoup d'une semaine à l'autre, ajoutez un coup d'œil de cinq minutes chaque semaine : solde bancaire, factures impayées, grosses sorties des sept prochains jours. Gardez la lecture complète pour la fin du mois.
Pourquoi ma banque s'intéresse-t-elle à mon flux de trésorerie?
Parce qu'il montre votre capacité à rembourser. Les banques examinent le flux de trésorerie pour décider du montant qu'elles prêteront. Elles partent du BAIIDA, le bénéfice avant intérêts, impôts et amortissement, puis en retranchent les paiements de capital et d'intérêts de vos dettes. Un suivi mensuel propre vous permet d'aborder ces discussions avec des chiffres que vous comprenez.
Je suis travailleur autonome : ce suivi me concerne-t-il?
Oui, et la routine est la même. Deux précautions comptent davantage pour vous. Utilisez un compte bancaire réservé à votre activité, pour ne pas mélanger vos dépenses personnelles et professionnelles. Et mettez de côté, chaque mois, ce que vous devrez remettre plus tard : les taxes perçues si vous êtes inscrit, et une réserve pour vos impôts. Votre solde réel est ce qui reste après ces réserves.
Aller plus loin
Un suivi mensuel n'est fiable que si vos livres le sont. Alta Conseils tient vos livres et ferme chaque mois, pour que votre lecture repose sur des comptes rapprochés. Pour regarder plusieurs mois devant, nous préparons aussi des projections financières, dont le budget de trésorerie. Parlez-nous de votre situation.
- Les indicateurs qui disent si votre entreprise est rentable : marges et ratios, pour compléter la lecture de votre trésorerie.
- Calculer votre seuil de rentabilité, avec un exemple : le niveau de ventes qui couvre vos dépenses fixes.
- Projections financières et budget de trésorerie : prévoir vos besoins d'argent des prochains mois.
