Quand vous demandera-t-on des états financiers?
Trois situations reviennent souvent.
- Votre déclaration de société. Une société doit joindre les renseignements de ses états financiers à sa déclaration de revenus fédérale, la T2.
- Une demande de financement. Votre banque ou un prêteur veut connaître votre situation et votre capacité à rembourser avant de prêter.
- Un partenaire, un acheteur ou un investisseur. Avant de s'engager, il veut voir des chiffres présentés selon une forme reconnue.
Le travail à confier dépend des besoins, et ces besoins viennent souvent de la personne qui lira vos états. Posez-lui donc la question avant de confier le mandat.
Ce qu'on vous remettra
On vous remet en général quatre éléments. Le contenu exact dépend de la méthode comptable retenue et des besoins de ceux qui les liront.
Le bilan
Le bilan est la photo de votre entreprise au dernier jour de son année financière : ce qu'elle possède, ce qu'elle doit et ce qui revient aux propriétaires. L'année financière, c'est l'année comptable de votre entreprise. Elle ne suit pas forcément le calendrier, et les comptables appellent son dernier jour la « fin d'exercice ». Le bilan répond à des questions simples. Combien d'argent l'entreprise a-t-elle? Combien doit-elle à ses fournisseurs et à sa banque? Que vaut la part des actionnaires? La déclaration T2 reprend ces mêmes renseignements dans son annexe 100, qui présente la situation financière de la société à la fin de l'année d'imposition.
L'état des résultats
L'état des résultats est le film de votre année : vos revenus, vos dépenses, et le profit ou la perte qui en résulte. C'est lui qui répond à la question « l'année a-t-elle été bonne? ». Dans la déclaration T2, l'annexe 125 reprend ces renseignements : les revenus gagnés et les dépenses engagées pendant l'année d'imposition.
Les notes
Les notes sont les explications écrites qui accompagnent les chiffres. L'une d'elles décrit la méthode comptable utilisée pour établir les états, c'est-à-dire les règles suivies pour inscrire les revenus, les dépenses et les biens. Le lecteur sait ainsi sur quelle base les montants ont été calculés.
Le rapport de compilation
Le rapport de compilation est un court texte signé par le CPA qui explique ce qu'il a fait, et ce qu'il n'a pas fait. Il précise que les informations viennent de vous. Le CPA les a rassemblées et présentées sous forme d'états financiers, sans donner de garantie ni d'opinion sur leur exactitude. Ce rapport, au libellé et au format revus, remplace l'ancien « Avis au lecteur », que vous trouverez peut-être sur vos états des années passées. Note : ce modèle de rapport découle de la norme canadienne NCSC 4200, applicable aux compilations des périodes closes à compter du 14 décembre 2021.
Ce que ces documents disent, et ce qu'ils ne disent pas
Des états financiers compilés ne sont pas audités. Le CPA rassemble vos informations, les classe et les présente sous forme d'états financiers. Il veille à l'exactitude des calculs et des regroupements. Il ne teste pas vos chiffres et ne donne aucune opinion à leur sujet.
Un examen ou un audit donne au lecteur une garantie sur vos chiffres : le CPA y indique son degré de confiance quant à l'absence d'erreurs importantes dans les états. Une compilation n'en donne aucune. Ce n'est pas un défaut : c'est la nature de ce mandat, et le rapport le dit clairement.
Ce que des états compilés vous disent | Ce qu'ils ne disent pas |
|---|---|
Où en est votre entreprise, selon vos livres | Que chaque montant a été contrôlé par le CPA |
Que les calculs et les regroupements sont exacts | Qu'un CPA garantit l'absence d'erreurs importantes |
Quelle méthode comptable a été appliquée | Que vos contrôles internes ont été évalués |
Ce que le CPA a fait, dans son rapport | Qu'ils conviendront à tous les lecteurs |
Une conséquence pratique : la qualité de vos états dépend surtout de la qualité de vos livres. Les états reposent sur les informations que vous fournissez, et vous en restez responsable. C'est pourquoi une tenue de livres rigoureuse, fermée chaque mois compte autant que la compilation elle-même.
Ce que vous devez fournir
Plus vos livres sont tenus au fil de l'année, plus le travail de fin d'année est rapide. Voici ce que votre CPA vous demandera en général.
Document | Pourquoi |
|---|---|
Relevés bancaires et de cartes de crédit jusqu'à la fin de l'année financière | Rapprocher chaque compte avec vos livres |
Relevés de prêts et de marge de crédit, contrats de prêt ou de location | Inscrire les bons soldes de dettes au bilan |
Liste des factures clients impayées à la fin de l'année financière | Établir ce qu'on vous doit |
Liste des factures fournisseurs à payer | Établir ce que vous devez |
Factures d'achats importants : équipement, véhicule, rénovations | Inscrire les biens durables et leur amortissement |
Décompte de l'inventaire au dernier jour de l'année financière, s'il y a lieu | Évaluer les marchandises en main |
Déclarations de taxe sur les produits et services (TPS) et de taxe de vente du Québec (TVQ) produites pendant l'année | Concilier les taxes déclarées et les taxes inscrites |
Sommaires de paie, si vous avez des employés | Inscrire les salaires et les retenues |
États financiers et déclarations de l'année précédente | Partir des bons soldes d'ouverture |
L'amortissement répartit le coût d'un bien durable sur les années où il sert.
Quand un examen ou un audit est-il plutôt exigé?
Les CPA offrent trois types de travaux sur les états financiers : la compilation, l'examen et l'audit. Ils diffèrent par l'étendue du travail et par la garantie donnée au lecteur sur vos chiffres. Alta Conseils prépare des états financiers compilés. Elle ne fait ni examen ni audit. Ces deux mandats sont décrits ici pour vous aider à reconnaître celui qu'on vous demande.
Compilation | Examen | Audit | |
|---|---|---|---|
Ce que fait le CPA | Rassemble vos informations, les présente en états financiers et veille à l'exactitude des calculs | Pose des questions à la direction et compare les données pour juger si les états sont plausibles | Applique des procédures selon les risques, comprend les contrôles internes, évalue les méthodes et les estimations |
Garantie sur vos chiffres | Aucune | Limitée | Raisonnable |
Document remis | Rapport de compilation | Rapport d'examen | Rapport d'audit |
Qui peut le faire au Québec | Tout CPA | CPA titulaire d'un permis de comptabilité publique, qui peut être limité à l'examen | CPA titulaire d'un permis de comptabilité publique |
Le permis de comptabilité publique est l'autorisation que l'Ordre des CPA du Québec exige pour réaliser un examen ou un audit.
Un examen ou un audit est plutôt exigé quand le lecteur de vos états a besoin d'une confiance que la compilation ne donne pas. C'est le cas, par exemple, d'un prêteur, d'investisseurs ou d'une convention entre actionnaires. C'est ce lecteur qui fixe l'exigence. Demandez-la par écrit, avant la fin de votre année financière. Si elle vise un examen ou un audit, il vous faudra un cabinet dont un CPA détient le permis requis. Mieux vaut le savoir tôt que découvrir l'exigence une fois les états compilés.
Vos états compilés servent-ils à vos déclarations T2 et CO-17?
Oui : les états de votre année financière servent de base aux déclarations de revenus de la société.
- La T2. Vous devez fournir les renseignements de vos états financiers lorsque vous produisez la T2, la déclaration de revenus des sociétés. Ils sont transmis dans l'Index général des renseignements financiers (IGRF), le format que l'Agence du revenu du Canada (ARC) utilise pour recevoir ces chiffres. On les retrouve notamment dans l'annexe 100 (bilan) et l'annexe 125 (état des résultats).
- Les notes et le rapport. Joignez aussi les notes qui accompagnent les états financiers et le rapport du comptable, lorsqu'ils ont été préparés.
- La CO-17. Au Québec, Alta prépare la déclaration CO-17 de la société à partir des mêmes états que la T2.
Autrement dit, des états bien préparés servent deux fois : pour vos déclarations et pour vos partenaires financiers. Ils servent aussi une troisième fois, pour vous. D'une année à l'autre, établis selon la même méthode, ils vous montrent l'évolution de vos revenus, de vos marges et de vos dettes.
Ce qu'il faut faire
Dès maintenant
- Si une banque, un prêteur ou un partenaire vous demande des états financiers, faites-vous préciser par écrit le travail attendu (compilation, examen ou audit) et la date limite.
- Tenez vos livres chaque mois plutôt qu'une fois par année. Rapprochez vos comptes bancaires avec vos relevés : chaque ligne du relevé doit correspondre à une écriture.
À la fin de l'année financière
- Rassemblez les documents du tableau ci-dessus dans les semaines qui suivent la fin de votre année financière.
- Faites l'inventaire, s'il y a lieu, le dernier jour exact de l'année financière.
À la remise des états
- Relisez-les avant qu'ils partent. Posez vos questions sur les montants qui vous surprennent : vous restez responsable des informations.
- Transmettez à votre banque ou à votre partenaire les états complets, avec leurs notes et le rapport de compilation.
Questions fréquentes
Mes anciens états portent la mention « Avis au lecteur » : est-ce la même chose?
Oui, sur le fond : c'est le même travail de compilation, sous l'ancien modèle de rapport. Si vos états de l'an dernier portent un « Avis au lecteur » et ceux de cette année un rapport de compilation, rien d'anormal. Comparez plutôt la méthode comptable décrite dans les notes. Si elle a changé d'une année à l'autre, certains montants ne se comparent pas directement : demandez à votre CPA de vous montrer lesquels.
Ma banque prendra-t-elle au sérieux des états sans opinion d'un CPA?
Si elle a accepté une compilation, le rapport correspond exactement à ce qu'elle attend. Ce qu'elle regardera ensuite, c'est la cohérence : des chiffres qui concordent avec vos relevés bancaires, vos déclarations de taxes et vos états de l'an dernier. Si elle veut une garantie sur vos chiffres, elle vous le dira. C'est pourquoi la question se pose avant de commencer, pas au moment de remettre les états.
Mes livres ne sont pas à jour : peut-on quand même préparer des états compilés?
Les états compilés reposent sur vos livres. Il faut donc d'abord les compléter : saisir les transactions manquantes et rapprocher les comptes bancaires jusqu'à la fin de l'année financière. Chez Alta, cette remise en ordre de livres en retard, ou d'années antérieures, fait l'objet d'un mandat distinct, estimé séparément. Prévoyez ce délai si votre banque attend vos états à une date précise.
Recevrai-je un état des flux de trésorerie?
Pas forcément. Cet état montre d'où vient l'argent et où il est allé pendant l'année : activités courantes, investissements et financement. Il n'est pas inclus dans tous les mandats comptables : il faut en faire expressément la demande. Si votre prêteur le veut, précisez-le dès le départ.
Aller plus loin
Alta Conseils tient vos livres, ferme chaque mois et prépare vos états financiers compilés avec leur rapport de compilation. Elle prépare aussi les déclarations T2 et CO-17 de la société. Pour un besoin particulier, par exemple une date imposée par votre banque, écrivez-nous.
- La tenue de livres et la fin de mois avec Alta Conseils : des livres complets et rapprochés, la base de vos états compilés.
- Nos tarifs et les travaux compris : le point de départ du forfait et le mandat sur mesure, écrits avant de commencer.
- Quand et comment s'inscrire à la TPS et à la TVQ : si votre entreprise démarre ou que ses ventes augmentent.
